În lumea competitivă a afacerilor, organizarea unui eveniment este una dintre oportunitățile de care merită să profiți pentru a-ți poziționa marca în atenția publicului. Fie că ești un antreprenor la început de drum sau coordonezi deja o companie, include în strategia ta pentru succes acest tip de întâlniri sociale de impact. Vei observa că această abordare proactivă poate genera conexiuni valoroase, consolida relațiile cu partenerii de afaceri, iar rezultatele nu vor întârzia să apară. Descoperă în cele ce urmează care sunt pașii esențiali pentru o planificare eficientă, precum și modul în care materialele de promovare, precum un banner personalizat, pot crește vizibilitatea propriei afaceri.
Cuprins:
- De ce să organizezi un eveniment pentru propria afacere
- Planificarea unui eveniment de business reușit pas cu pas
De ce să organizezi un eveniment pentru propria afacere?
Te gândești la noi metode de a-ți promova mai bine produsele și serviciile oferite? Organizarea unui eveniment bine gândit este exact ce ai nevoie pentru succesul afacerii tale. În primul rând, ai posibilitatea de a promova serviciile și produsele companiei într-un context interactiv. Atmosfera relaxată pe care o creezi încurajează conversațiile, clienții au ocazia de a pune întrebări specifice legate de ofertele expuse și astfel înțelege care este scopul companiei tale.
Mai mult, ia în considerare impactul puternic pe care aceste întâlniri le au asupra echipei tale. Evenimentele corporate le cresc moralul, deoarece fiecare angajat are șansa să interacționeze direct cu potențialii parteneri ai companiei. Această experiență îi motivează și ajută să înțeleagă mai bine nevoile și viziunea clientului, lucru care le va fi util pe termen lung, pentru că vor ști mai bine cum să-și schimbe abordarea și modul de lucru.
Planificarea unui eveniment de business reușit pas cu pas
Pentru ca totul să decurgă conform planului, un eveniment corporate sau o conferință reușită are nevoie de o planificare detaliată și execuția impecabilă a fiecărui aspect. Iată care sunt principalele etape pe care este recomandat să le parcurgi:
Stabilește obiectivele pentru propria afacere
Înainte să bifezi toate punctele de pe agendă în ceea ce privește organizarea propriu-zisă, trebuie să ai o idee clară despre ce rezultate speri să obții în urma acestei întâlniri. O metodă utilă pentru a realiza această sarcină mai ușor, mai repede și mai productiv este de a întocmi o listă, pe care se pot regăsi următoarele puncte:
- Atragerea clienților noi – Când organizezi sesiuni practice în cadrul evenimentului, unde oamenii pot vedea ce oferi, începi să le captezi atenția și să le sporești interesul. Încearcă să înțelegi nevoile principale ale participanților și arată-le cum produsele sau serviciile tale le fac viața mai ușoară;
- Promovarea unui produs nou – Poate avea mai multă vizibilitate atunci când organizezi un eveniment dedicat. Oferă demonstrații, permite invitațiilor să ia contact cu fiecare produs și fii deschis la toate întrebările lor. Pregătește materiale informative, aranjate în mape cu buzunar personalizate cu logoul companiei și asigură-te că fiecare participant înțelege beneficiile noului produs;
- Creșterea vânzărilor – Poate fi considerat drept obiectivul tău principal. Dăruiește pachete exclusiviste, personalizate cu stickere, disponibile doar în timpul evenimentului și oferă consultanță celor interesați. Concentrează-te pe construirea unor relații pe termen lung, nu doar pe vânzarea imediată.
⏩ Descoperă gama variată de materiale de promovare disponibile la Colorama. De aici ai posibilitatea să alegi orice produs personalizat îți dorești.
Alege tipul de eveniment
Următorul punct care merită atenția ta este alegerea tipului de eveniment pe care dorești să-l organizezi. Trebuie să ai în vedere faptul că îndeplinirea obiectivelor din planul de afaceri depinde în mare măsură de acest aspect.
Conferințele sunt un bun prilej de a reuni profesioniștii care fac parte din domeniul tău de activitate. De asemenea, sunt și o bună oportunitate de învățare, deoarece oamenii pasionați de același subiect împărtășesc idei și experiențe pe care le-au întâlnit de-a lungul carierei. Poți aduce vorbitori care să inspire audiența și să ofere perspective noi. Nu uita că o conferință de succes se bazează pe conținut relevant și interacțiune între participanți.
Inaugurarea unui sediu nou este momentul oportun să arăți comunității din care faci parte că te dezvolți și investești în viitorul afacerii. Poți să prezinți tuturor echipa de lucru, să arăți cum funcționează procesele interne și să demonstrezi capacitatea companiei de a livra servicii de calitate.
Aniversarea companiei este o petrecere dedicată în special echipei tale de lucru. Este momentul în care le mulțumești tuturor celor care au contribuit la parcursul ascendent al afacerii. Le apreciezi dedicarea, profesionalismul și implicarea constantă de care au dat dovadă în tot acest timp.
Ocupă-te de partea logistică a evenimentului organizat
Organizarea unui eveniment, indiferent că este corporate sau o petrecere, implică detalii importante care țin de logistică, printre care:
- Alegerea locației – Tot procesul începe de la identificarea spațiului potrivit pentru eveniment. Este necesar să găsești o locație ușor accesibilă tuturor. Verifică atent capacitatea spațiului și asigură-te că acesta dispune de parcare generoasă și acces adaptat pentru persoane cu dizabilități;
- Stabilirea datei și orei – Analizează cu atenție calendarul, identifică perioada optimă și vezi dacă evenimentul tău se suprapune cu altele organizate în aceeași perioadă. Odată stabilită data, o poți face cunoscută prin toate canalele media disponibile, inclusiv prin bannere și mesh-uri. Cu cât anunți mai din timp, cu atât cresc șansele ca invitații să fie prezenți;
- Decorarea spațiului – Folosește bannere personalizate, poziționate strategic pentru a marca zonele cheie, precum intrarea sau scena. Amplasează diverse modele de afișe informative în locuri vizibile pentru a ghida participanții, chiar și bannere cu dimensiuni variate. O altă idee inspirată este să decorezi pereții încăperii cu afișe publicitare pentru produsele tale, printate în format A1, pe un material satin glossy, pentru un plus de eleganță;
- Echipamente și suport tehnic – Compune o listă cu toate echipamentele necesare – sisteme audio, proiectoare, microfoane, lumini și conexiune la internet. Testează fiecare dintre aceste componente înainte de eveniment și asigură-te că ai o echipă tehnică, pregătită să intervină în cazul unor dificultăți.
Tipărește materiale de promovare personalizate
Probabil unul dintre cele mai importante puncte ale evenimentului ori conferinței organizate este alegerea și personalizarea materialelor de promovare. Pentru a te asigura că fiecare dintre aceste elemente transmite mesajul potrivit, ține cont de aceste etape:
- Conceperea designului – Începe prin a crea un design care să scoată în evidență punctele forte ale afacerii tale. Este important să alegi cu atenție paleta de culori, stilul de scris și imaginile care vor atrage privirea audienței tale. Pentru cele mai bune rezultate, lucrează cu un profesionist în domeniu. Acesta poate să-ți recomande modele de afișe publicitare atractive, să-ți explice ce este un banner și cum îl poți integra în aranjarea spațiului;
- Selectarea materialelor – Calitatea materialelor folosite este elementul care face diferența la final. De pildă, poți să creezi un banner de tip pop-up printat pe textil, să-l amplasezi aproape de intrare, iar invitații să se fotografieze în acea zonă. Oferă mai multă vizibilitate locației, prin intermediul unor mesh-uri de mari dimensiuni, rezistente la apă și intemperii;
- Tipărire – Găsește o tipografie de încredere care să-ți ofere flexibilitate în ceea ce privește printarea bannerelor ori a afișelor și să garanteze o calitate ireproșabilă a imprimării. Nu ezita să discuți despre opțiunile de finisare. Cere-i cât mai multe exemple de afișe publicitare, ca să îți dai seama cum poate arăta rezultatul finit;
- Personalizarea cadourilor – Transformă materialele de promovare în amintiri de durată pentru participanți. Poți personaliza agende, pixuri sau plannere de birou cu logoul companiei, orice îți dorești și consideri că este de ajutor. Ia legătura cu un centru specializat și alege inclusiv tipul de foaie al calendarelor sau agendelor. La final, pune câte o carte de vizită în fiecare pachet.
Promovează evenimentul
Pentru ca evenimentul tău să aibă impactul pe care ți-l dorești, îți sugerăm să-l promovezi pe toate canalele disponibile. Începe cu platformele digitale, prin crearea de conținut atractiv pentru rețelele sociale, compus din postări informative despre program, invitați, precum și materiale video scurte care să stârnească interesul.
Mai departe, pe site-ul companiei tale ai putea adăuga o secțiune dedicată, unde să prezinți toate detaliile importante ale evenimentului. Gândește-te la ea ca la punctul central de informare. Prin urmare, include locația, data, programul și modalitatea de înscriere. Adaugă elemente vizuale atractive și asigură-te că totul este ușor de găsit și de înțeles.
Comunicarea directă prin mesaje electronice rămâne o metodă eficientă de promovare. Trimite invitații personalizate care să conțină detaliile esențiale. Poți include un model de afiș în format digital sau un link direct către pagina evenimentului.
Chiar dacă pare o provocare să organizezi un eveniment, fii sigur că rezultatele pozitive vor compensa munca depusă. Începe să elaborezi un plan cu câteva luni înainte, pentru a simplifica întregul proces.
Sursă foto: Freepik.com
