Cuprins:
De ce să-ți organizezi spațiul de lucru
Organizarea biroului, indiferent că lucrezi la sediul unei companii sau acasă, te poate ajuta să te concentrezi mai bine asupra sarcinilor pe care le ai de îndeplinit. Numeroase studii au evidențiat o legătură strânsă între capacitatea unui angajat de a se concentra și mediul fizic în care acesta își desfășoară activitatea. Potrivit specialiștilor, un spațiu de lucru organizat poate crește productivitatea unui angajat cu până la 20%. În plus, crearea unui mediu funcțional și plăcut nu are influență numai asupra eficienței, ci îți poate oferi și o calitate mai bună a timpului petrecut la locul de muncă.
De asemenea, un mediu de lucru curat și organizat creează o atmosferă pozitivă, facilitând comunicarea și înțelegerea între colegi. Nu în ultimul rând, un birou organizat nu doar că îți îmbunătățește productivitatea personală, dar contribuie și la o muncă în echipă mai eficientă. Dacă spațiul de lucru este ordonat, găsești mai ușor documentele necesare, ceea ce accelerează procesele privind lucrul în echipă.
8 sfaturi pentru amenajarea biroului la serviciu sau acasă
Indiferent dacă lucrezi la sediul companiei, la distanță sau ai un program hibrid, există câteva reguli de bază privind amenajarea biroului. Dacă sarcina de a-ți organiza spațiul de lucru în mod mai eficient ți se pare prea solicitantă, poți să îi aloci un anumit interval de timp pe parcursul mai multor zile. Odată ce ți-ai încheiat proiectul, nu-ți rămâne decât să-ți faci un obicei zilnic din a menține ordinea și curățenia. Alocă-ți 5 minute în fiecare dimineață sau seară pentru a te asigura că toate lucrurile de care ai nevoie sunt aranjate la locul lor. Iată mai jos câteva idei de amenajare a biroului la serviciu sau acasă care pot fi puse în practică fără prea mari bătăi de cap.
Păstrează pe birou doar obiectele esențiale
Organizarea ar trebui să înceapă cu biroul tău, menținându-l cât mai liber. Păstrează câteva obiecte esențiale aproape de tine, cum ar fi laptopul, pixurile, agende, calendare, plannere. Agenda personalizată servește drept organizator – poți lua notițe rapid în timpul ședințelor, îți poți nota lista de lucruri de făcut pentru fiecare zi pentru a-ți urmări progresul, dar și ideile care îți vin în timp ce lucrezi.
⏩ Spune adio dezordinii și organizează-ți biroul cu stil. Dacă ești în căutarea unor agende personalizate pentru afacerea ta, poți apela la serviciile Colorama.
De asemenea, un alt element care îți poate eficientiza muncă poate fi un calendar. Este mult prea ușor să te lași prins în rutină, iar, dacă ai sarcini repetitive, probabil te-ai întrebat o dată sau de două ori ce zi este. Cu un calendar, poți urmări cu ușurință termenele limită sau întâlnirile programate.
Folosește spațiul liber de pe perete
Spațiul de pe perete este adesea omis atunci când vine vorba despre designul biroului, dar acea zonă este perfectă pentru instalarea unor panouri de plută. Poți depozita astfel micile consumabile de birou, să atârni un calendar sau să-ți afișezi liste de sarcini și notițe. O idee excelentă este să atârni pe un astfel de panou un planner de birou. Poți nota cele mai importante lucruri de făcut și numele tuturor celor implicați în respectiva activitate, precum și nota și urmări progresul.
Menține sertarele ordonate
Folosește organizatoare și coșuri mici ca separatoare care să te ajute să-ți găsești rapid lucrurile de care ai nevoie. Fă același lucru și în cazul dosarelor, fișelor și documentelor tale. Astfel poți păstra la îndemână toate documentele necesare proiectelor actuale și le poți arhiva pe cele finalizate. Folosește un sistem de îndosariere pe care să îl cunoască toată lumea pentru a face etichetarea mai ușoară – fie culori, fie coduri simplu de înțeles.
Fă ordine în fișierele virtuale
Același lucru poate fi făcut și cu fișierele de pe computerul tău de serviciu. Pentru a-ți crește productivitatea muncii, poți crea foldere pentru fiecare proiect sau client și poți organiza cu grijă fișierele acolo. Pe desktop poți păstra doar fișierele cu proiectele curente, pentru a avea acces rapid la ele.
Folosește aplicații pentru organizarea sarcinilor și sporirea productivității
Pentru organizarea listei de sarcini individuale și ale echipei din care faci parte, poți folosi tool-uri și aplicații online. Îți vor ușura munca și îți vei menține productivitatea și capacitatea de concentrare, câștigând în ceea ce privește eficiența. Google Workspace, Evernote, Microsoft OneNote, Asana se numără printre instrumentele de gestiune a proiectelor sau care pot fi folosite pentru sarcini recurente. Alte aplicații, de exemplu, muzică special concepută sau instrumente de monitorizare a modului în care îți petreci timpul online, pot fi folosite pentru stimularea capacității de concentrare.
Organizează cablurile și încărcătoarele
Folosește organizatoare de birou special destinate cablurilor și încărcătoarelor. Dezordinea cauzată de aceste cabluri poate distrage atenția, pe lângă faptul că este inestetică. În plus, firele încurcate se pot deteriora în timp. Folosește cleme sau cârlige pentru a le menține ordonate. Sau găsește un spațiu pe care îl poți folosi pentru a agăța un organizator de cabluri.
Privilegiază lumina naturală
Optarea pentru o sursă de lumină naturală este o metodă foarte eficientă de a-ți menține concentrarea și bunăstarea psihică. Numeroase studii au evidențiat efectul benefic pe care lumina naturală îl are asupra stării de spirit, precum și asupra sporirii nivelului de productivitate. Pe de altă parte, o lumină proastă poate să cauzeze oboseală, să afecteze vederea, să provoace dureri de cap și o stare de iritabilitate generală. Atunci când este vorba despre amenajarea biroului la firmă, dacă este posibil, amplasează-ți biroul lângă o fereastră. Dacă nu este posibil, optează pentru o lampă de birou care imită lumina naturală. Atmosfera creată va fi mai plăcută și propice concentrării și creativității.
Personalizează-ți spațiul de lucru
Aspectul general al locului unde îți desfășori activitatea profesională joacă un rol important pentru starea ta de bine, dar și pentru stimularea productivității. Folosește decorațiuni care te inspiră, pentru a face spațiul mai plăcut. Poate să fie vorba despre câteva obiecte personale, anumite culori care îți plac, cu rol calmant ori care să stimuleze concentrarea și creativitatea. Alegerea culorilor potrivite, de exemplu, albastrul, pentru spațiul de lucru poate influența semnificativ nivelul de productivitate. Nu uita de plantele verzi, care pot face spațiul în care este amplasat biroul mai primitor. În afara faptului că influențează estetic spațiul, acestea contribuie și la ameliorarea calității aerului pe care îl respiri.
Un birou ordonat înseamnă o minte ordonată și este piatra de temelie a productivității. Urmând aceste sfaturi, îți poți transforma spațiul de lucru într-un loc dedicat eficienței și organizării, contribuind astfel la sporirea productivității personale și a creativității.
Sursa foto: Freepik.com
